候補者のプライバシー通知

Globalization Partners, Inc.およびその子会社や関連会社（以下「 Globalization Partners 」、「当社」、「私たち」または「弊社」といいます）にとって、お客様のプライバシーは重要です。この候補者プライバシー通知（以下「プライバシー通知」といいます）は、求人応募プロセスにおいて、応募者の個人データまたは個人情報（以下「個人情報」といいます）を当社がどのように収集、使用、共有、保護するかを説明するものです。個人情報とは、個人を直接特定できる情報、または他の情報と組み合わせることで個人を特定できる情報を意味します。例えば、氏名、住所、会員番号および/または学生番号、国民保険番号、パスポート番号、納税者番号、資格、生年月日、写真などです。Globalization Partnersは、お客様の個人情報の管理者です。本プライバシー通知と適用法との間に矛盾が生じた場合は、適用法が優先されます。お客様は、当社に個人情報を提供することにより、以下の事項を承諾するものとします。

• あなたはこのプライバシーに関する通知を読んで理解し、本書で規定されているように個人情報を使用することに同意するものとします。

• あなたの個人情報は、本プライバシー通知で指定された目的および方法で、あなたの居住国と同レベルのデータ保護が提供しないとみなされる国を含む、世界各地の地域において転送および処理される場合があります。

• ご要望いただいた情報をご提供いただく義務はありませんが、ご提供いただけない場合、応募された職種への選考を継続できなくなる可能性があります。

• あなたの表明はすべて、あなたの知識の限り、また信じる限りにおいて真実かつ正確であり、あなたは不利な性質の関連情報を故意に省略していません。不正確な情報を提供した場合、採用資格を失う可能性があります。

• このプライバシーに関する通知は、Globalization Partnersが採用した候補者に提示する雇用契約の一部を構成するものではありません。

当社が収集する個人情報

当社がお客様に求める個人情報の種類およびその処理方法は、お客様がお住まいの国ではなく、お客様が応募される職務が所在する国の要件によって決定されます。複数の勤務地に応募する場合、または応募するポストが複数の国で募集されている場合、当社がお客様から要求する個人情報の種類およびその処理方法は、当該ポストが所在するすべての国の要件によって決定されます。

当社では通常、応募時に氏名、住所、連絡先、写真や動画、職歴や学歴、実績、身分証明書、試験結果などの個人情報を直接ご本人から収集します。当社から採用オファーを受けた場合、当社は身元調査を実施する場合があります。また、適用される法律で認められている範囲で、外部の公開データベースや国際制裁リストと照合することにより、犯罪歴や訴訟手続き、制裁状況に関するデータを収集する場合もあります。当社はまた、専門のリクルート会社、推薦者、以前の雇用主、面接を受けた、またはあなたの応募を推薦したGlobalization Partnersの従業員、および適用法で認められている範囲で雇用身元調査サービス提供者など、第三者からもあなたに関する同様の個人情報を収集します。お客様がご自身で公開することを選択された範囲において、当社はオンライン上でお客様に関する個人情報を収集する場合もあります。例えば、LinkedInやXINGなどのプロフェッショナル向けソーシャルメディアサイトであなたのプロフィールを見つけ、適切な求人についてご連絡させていただく場合があります。

機密性の高い個人情報とは、個人情報の一部であり、民族、健康状態、労働組合への加入状況、哲学的信条、性的指向、および法律で定められたその他のカテゴリーを含むものです。当社は、適用される法律（例えば、米国の機会均等法）で認められている範囲内で、また、包括的で多様な職場環境を構築するための取り組みを支援するために、候補者に関する機密性の高い個人情報を収集する場合があります。また、候補者が採用プロセス中に、求められていないにもかかわらず自発的に開示することを選択した範囲で、機密性の高い個人情報を収集する場合もあります。限られた状況下において、また適用される法律で認められる範囲内で、当社は公衆衛生および職場の安全に関する義務を履行し、当社および当社の従業員、顧客、第三者を保護するために、感染状況、検査結果、ワクチン接種状況など、健康および医療特性に関する機密性の高い個人情報を収集する場合があります。

応募手続きにおいて、お客様は当社に個人情報を提供する法的または契約上の義務を負いません。ただし、個人情報をご提供いただけない場合、求人応募を適切に処理できないか、全く処理できない可能性があります。

個人情報の利用

当社は、以下を含む正当な人事および事業管理上の理由により、お客様の個人情報を収集および使用します。

• 潜在的な雇用候補者、および将来的に空席となる可能性のある職務の候補者を特定し、評価すること。

• 採用および雇用に関する記録の維持。

• 公衆衛生や職場の安全に関するものを含め、法的要件を遵守することを確実にする。

• 多様性と包摂性に関するプログラムと実践を促進する。

• 適用される法律で認められている範囲内で、犯罪歴の確認を含む身元調査を実施すること。また、当社から採用オファーを受けた場合は、犯罪歴の確認も実施します。

• 法律で認められている範囲で、当社の法的権利を保護すること。

• 職場を保護し、緊急事態や公衆衛生上の事態が発生した場合（例えば、あなた自身または一人または複数の個人の健康や安全が危険にさらされる可能性がある場合など）、医療専門家、法執行機関、またはその他の公的機関と連絡を取ること。これには、適用される法律で許可されている範囲で、感染状況、検査結果、ワクチン接種状況に関するデータを共有することが含まれます。

当社は、採用プロセスを改善し、優秀な候補者を引き付ける能力を高めるため、集計済みまたは匿名化された形式を含め、Globalization Partnersの分析目的でお客様の個人情報を使用する場合があります。

個人情報処理の法的根拠

応募者からのデータを処理することで、採用プロセスを管理し、候補者の雇用適性を評価・確認し、誰に仕事を提供するかを決定することができます。データ保護法を遵守するため、お客様の個人情報を処理するには法的根拠が必要です。以下の表は、当社がお客様の個人情報を使用する方法と、その使用にあたって依拠する法的根拠について説明しています。必要に応じて、お客様の個人情報を処理する際の当社の正当な利益についても記載しています。表Aは、採用プロセスの最終選考段階までに当社が収集および保持する個人情報について説明しています。候補者の絞り込みとは、条件付き採用内定が出されるまでの採用プロセス全体を指します。表Bは、採用の最終決定を下す前に当社が収集および保持する個人情報について説明しています。

特別カテゴリーデータ

当社が処理する情報が健康データなどの特別なカテゴリのデータである場合、当社が依存する追加の処理基準は次のとおりです。

お客様がGlobalization Partnersに対し、データ処理について明示的な同意を与えている場合。

処理は、雇用主としての当社の法的義務の履行および法的権利の行使に関連して必要な場合に行われます。

法的請求の確立、行使、または防御のために処理が必要な場合。

身元調査

当社からオファーを受けた場合、当社はあなたに対する身元調査を実施するか、または当社に代わって第三者に身元調査を依頼する場合があります。経歴調査は、勤務地の所在地に適用される法律で許可されている場合に限り、また、提示される職務内容に必要かつ適切な範囲でのみ実施されます。身元調査は、法律で認められている範囲において、犯罪歴データおよび国際制裁リストとの照合のみを対象とします。当社が身元調査を行う法的根拠は、雇用関係を確立するための契約締結前の措置を実施する必要性、および採用に関する十分な情報に基づいた意思決定を行うために、応募者の雇用適性を評価するという当社の正当な利益に基づいています。身元調査が必要な場合、第三者の身元調査サービス提供業者から連絡があり、情報の開示に関する承認を求められることがあります。その際、手続きの詳細や、調査対象となる可能性のある個人データについて説明があります。

データ受信者および国際的データ転送

あなたの個人情報は、あなたが応募している**ポスト**の所在地である国の採用担当者や面接担当者、およびGlobalization Partnersのグローバル組織内の異なる国の採用担当者や面接担当者によってアクセスされる場合があります。グローバリゼーション・パートナーズ社内で管理業務を担当する従業員およびIT担当者は、業務遂行に必要な範囲で、お客様の個人情報にアクセスできる場合があります。国によっては、居住国よりも現地法に基づく権利が少ない場合がありますが、Globalization Partnersの子会社や関連会社、Globalization Partnersのサービスプロバイダーがお客様の個人情報を処理する際、またお客様の居住国以外の国への個人情報の移転を行う際に、お客様の個人情報が適切に保護されるよう、法的メカニズムを導入しています。

当社は、採用ソフトウェアシステムを提供する第三者サービスプロバイダーを利用しています。 また、当社は、人材の特定と採用、雇用前のスクリーニング/テストの管理と評価、採用慣行の改善を支援する、他の第三者サービスプロバイダーとの間であなたの個人情報を共有します。

本プライバシー通知に記載されているグローバリゼーション・パートナーズの利用目的を達成するために必要な場合を除き、当社はお客様の個人情報を第三者に開示しません。また、当社はサービスプロバイダーに対し、お客様の個人情報をグローバリゼーション・パートナーズ以外の目的で使用することを禁止しています。当社は、お客様の個人情報を第三者と共有したり、販売したりすることはありません。

当社は、第三者サービスプロバイダーによる個人情報の処理が本プライバシー通知に準拠し、適用法に従ってお客様の個人情報の機密性、可用性、および完全性を保護することを保証するためのプロセスを維持しています。

お客様の個人情報は、欧州経済領域（EEA）または英国（UK）以外の国に転送される場合があります。例えば、必要に応じて、またはお客様がGlobalization Partnersに国際的な推薦者を提供した場合、お客様の個人情報が当社の海外オフィスと共有されることがあります。データが EEA および英国外に転送される場合、適切な保護措置に基づいて行われます。例えば、該当する場合は、英国データ保護法2018の s. 119 A( 1 ) に基づいて英国情報コミッショナー事務局が発行した EU 標準契約条項および EU 標準契約条項の英国補足条項などです。

さらに、当社は、事業の全部または一部の再編、合併、売却、合弁事業、譲渡、その他の移転または処分が発生した場合に、お客様の個人情報を開示または移転することがあります。

お客様の個人情報をどのように保護するか

当社は、個人情報が偶発的に紛失したり、不正に使用またはアクセスされたりすることを防止するために、適切なセキュリティ対策を講じています。当社は、お客様の個人情報へのアクセスを、業務上正当な理由でその情報を知る必要がある者に限定しています。お客様の個人情報を処理する者は、許可された方法でのみ処理を行い、守秘義務を負います。

また、データセキュリティ侵害の疑いがある場合に対処するための手順も整備しています。当社は、データセキュリティ侵害の疑いがある場合、法律で義務付けられている場合は、お客様および関係する規制当局に通知いたします。

あなたの権利

適用される法律に従い、お客様は以下の権利のうち1つ以上を有する場合があります。

• 当社が保有するお客様の個人情報について、その情報の使用方法や共有相手の詳細を含め、知る権利、アクセスする権利、および情報を要求する権利。

• 当社が保有するお客様の個人情報のコピーを請求する権利。

• お客様に関する個人情報に誤りや古い情報がある場合、お客様はご自身の個人情報を修正、訂正、または修正する権利を有します。

• 個人情報のデータポータビリティに関する権利。

• 個人情報の削除を要求する権利。

• お客様は、当社によるお客様の個人情報の処理を停止すること、またはお客様の個人情報の処理を制限することを要求する権利を有します。

• お客様は、当社による個人情報の処理がお客様の同意を処理の法的根拠としている限りにおいて、お客様の個人情報の処理に対する同意を撤回する権利を有します。処理を継続するための他の法的根拠がある場合、または適用法で義務付けられているか許可されている場合に特定の個人情報を保持する必要がある場合は、この権利は適用されない場合があります。

• 死亡時に、お客様の個人情報の処理に関して当社に指示を与える権利。

さらに、適用される法律で認められている場合、管轄のデータ保護機関に苦情を申し立てる権利を有する場合があります。

データ保持

当社は、処理目的に必要な期間を超えて、採用プロセスの期間中に取得したあなたの個人情報を保管することはありません。

当社での雇用内定を承諾した場合、雇用前の期間中に収集された関連のある個人情報は人事記録の一部となり、特定の国の要件およびGlobalization Partnersの従業員に適用されるプライバシー通知に従って保持されます。このプライバシー通知は、オンボーディングプロセス中に提供されます。

採用に至らなかった場合でも、システム管理、将来の採用候補者の検討、および調査の実施のために、一定期間（国によって異なる場合があります）お客様の個人情報を保持および使用する場合があります。その後、当社は、お客様の当社での採用活動を記録するために、お客様の個人情報を最小限の範囲で保持します。

適用される規制や報告要件、法的義務を遵守するために個人情報が必要な場合、または当社の正当な目的（例えば、問い合わせや苦情への対応、不正行為の防止、規制当局からの要請への対応、紛争の解決、契約の履行など）のために個人情報が必要な場合、当社はお客様の情報をより長期間保持する必要が生じる場合があります。

自動プロファイリングと意思決定の存在

当社は、自動プロファイリングや自動意思決定を伴う処理活動は一切行いません。

連絡先

あなたが自身の権利を行使する場合、またはあなたのデータの処理方法について懸念がある場合は、以下に記載したGlobalization Partnersプライバシーオフィスにお問い合わせください。

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).